Club

12 klíčových prvků úspěšného řízení IT projektů

Trh s technologiemi je bombardován nástroji a aplikacemi, které jsou navrženy tak, aby pomáhaly s řízením projektů. Přesto software nabízí pouze užitečné nástroje - styl řízení a konečná rozhodnutí se vracejí k samotným projektovým manažerům.

 

Magazín

 

Zkušení manažeři mohou kombinovat funkčnost nových nástrojů s taktikou správy, kterou již prokázali. Novější společnosti a projektoví manažeři však musí objevit svůj vlastní styl a strategie. Nyní vám přinášíme některé kritické prvky úspěšného řízení projektů IT a důvody proč fungují.

 

1. Správný správce

Klíčem projektu je jeho řídící část. Musíte najít správného manažera pro projekt. Nástroje vám pomohou se zjednodušením a strategií a ujistíte se, že věci jsou načas, ale to, co vše opravdu spojuje, je ten správný člověk, který vytáhne vzory, provede je a zajistí, aby jednotlivci byli zodpovědní - žádný nástroj nemůže být zodpovědný místo jednotlivců za jejich činy.

 

2. Pečlivě vytvořená kultura

Je to týmová kultura, která projekt vytvoří nebo rozbije. Úspěšní manažeři hodně investují do porozumění týmové dynamice. Sjednocují tým a vždy hledají nejslabší článek v řetězci a podporují daného člověka a tým. Jedná se také o vytvoření transparentnosti všude tak, aby problém nenastal.

 

3. Jasné KPI

Je důležité definovat úspěch na začátku projektu a vyjasnit klíčové ukazatele výkonu (KPI), které budou použity k určení, zda je projekt úspěšný. Úspěch by měl být definován z hlediska dohodnutého problému, který projekt nebo řešení řeší.

 

4. Komunikace

Komunikace je nezbytná pro zajištění úspěšného řízení projektů. Projekt může vykolejit, když členové týmu a zúčastněné strany nejsou informovány o klíčových rozhodnutích, rizicích a akcích. Komunikace je také klíčová pro zajištění sladění zdrojů při práci v maticovém prostředí. Nic neblokuje projekt více, než když přidělíte úkoly zdroji projektu, který na to nemá kapacitu.

 

5. Dokument o životních požadavcích

Požadavky projektu se často mění uprostřed projektu na základě nových objevů, technických překážek nebo měnících se obchodních potřeb. Tyto změny je často obtížné pro různé zúčastněné strany sledovat a nesprávná komunikace často vyruší rozhodnutí o učiněných kompromisech. Udržujte dokument o životních požadavcích a agresivně sdělujte změny, abyste projekty udrželi na cestě k úspěchu.

 

6. Integrace pracovního postupu

Jedním z velkých klíčů k přijetí vznikajících softwarových nástrojů je provozování těchto nástrojů v celé organizaci. Jinými slovy, technologie se musí stát standardní součástí každodenních pracovních toků. Jakýkoli software je užitečný, pouze pokud jej pravidelně používáte. Integrace softwarových nástrojů do pracovních postupů je velmi důležitým klíčem k úspěchu organizace.

 

 

7. Solidní vztahy

Nikdy nepodceňujte hodnotu vztahů a roli, kterou hrají v úspěchu projektu. Čím silnější jsou vztahy projektového manažera v týmu, tím lepší bude celková komunikace a spolupráce. Je obtížné vyrovnat tolik jedinečných talentů a rozmanitých osobností, ale investování času do rozvoje vztahů s klíčovými zdroji prošel již dlouhou cestu.

 

8. Silný operační rámec

Nástroje pro řízení projektů mají potenciál zvýšit efektivitu, spolupráci a úspěšnost komplexních procesů. I když je snadné najít a implementovat nové a vzrušující platformy, pokud týmy nevytvoří silný operační rámec, tento potenciál může být rychle ztracen. Takový rámec definuje, jak se týmy budou organizovat a řídit během projektů v souladu s nástroji.

 

9. Definice úspěchu

Řízení projektu je především o snížení nejistoty, aby se zvýšila pravděpodobnost dosažení požadovaných výsledků, tzn. úspěchu. Pokud však úspěch není na začátku jasně definován, musíte mít problémy. Ačkoliv jsou kvantitativní měřítka často nejlepší (např. „snížit dobu načítání stránky“), kvalitativní opatření jsou také v pořádku. Spojte svůj tým s definicí úspěchu od začátku.

 

10. Výsledky vázané na činnosti

Příliš často jsme rozptylováni pěknými grafy a grafy zobrazovanými nástroji business intelligence a dalším softwarem. Úspěšné řízení projektů IT je při analýze těchto dat provedeno nebo přerušeno, aby se určilo „proč“ a kontext za metrikami. Pokud nemůžete spojit nízkoúrovňové úkoly přes každou úroveň až po konečné výsledky, ztratili jste svoji mapu pokladů a nemůžete opakovat své kroky.

 

11. Dobře definované požadavky

Bez ohledu na to, jak se vyvíjejí softwarové nástroje pro řízení projektů, největší problém pro řízení projektů po celá desetiletí bylo na začátku celého úsilí tvorba špatné definice požadavků. Žádná technologická vylepšení nemohou překonat špatné nebo špatně definované požadavky. Špatné požadavky jsou stále hlavní příčinou naprosté většiny selhání projektu, ať už se týkají nákladů, kvality nebo času.

 

12. Dobré testovací a zálohovací systémy

Řízení IT projektů je jedním z nejnáročnějších v podnikání. IT často mění překotně svůj vývoj a technologie. Potřeba udržení systémů ve výrobě a jejich změna vytváří přísná časová omezení pro zaměstnance IT a pro konečné uživatele, kteří musí projekty podporovat. Investice do testovacích prostředí a paralelních systémů pomáhají zmírnit obavy z projektu.

 

 

Připravil: Radek Svoboda