Dokážete si představit svět, ve kterém nemusíte zdlouhavě hledat potřebné papíry, ztrácet čas archivací nebo generováním nových dokumentů? Digitalizace by tento problém mohla vyřešit jednou pro vždy. Podívejte se s námi na zajímavé statistiky a pádné důvody, proč je digitalizace personálních dokumentů důležitější než kdy dřív.
HRstack
Digitální technologie transformují naši ekonomiku i celou společnost. Zatímco některé společnosti se zaměřují na implementaci umělé inteligence a dalších chytrých technologií, digitalizace HR procesů zaostává – a to je velká škoda. Je to právě správa dokumentů, která patří mezi největší žrouty času. Nevěříte? Podívejte se na tyto zajímavé statistiky z roku 2020.
Hlavní benefity automatizace
- Zaměstnanci ztrácí 20 až 40 % své pracovní doby hledáním zatoulaných papírů
- V průměru 18 minut trvá, než zaměstnanec najde potřebný dokument
- Manuální fakturace, zadávání a správa dat způsobují chybovost mezi 4-10 %
Přestože mnoho společností používá softwarové programy k řízení personálu, plánování a zaznamenávání dat, většina klíčových úkolů, jako je správa uchazečů, talent management a nábor, se i nadále dělají ručně. Digitalizace dokumentů by toto mohla jednou pro vždy změnit.
Hlavním benefitem digitalizace je automatizace procesů, redukce papírové administrativy, rychlejší řešení úkolů a menší tlak na HR pracovníky. Podle studie skupiny Hackett by až 82 % HR manažerů digitalizaci dokumentů přivítalo. Nicméně pouze 40 % dotázaných se považuje za dobře vybavené a připravené na tento krok. Pokud jste se i vy dostali do bodu, kdy digitalizaci personálních dokumentů zvažujete, pojďte si přečíst o jejích hlavních výhodách.
Výhody digitalizace HR dokumentů
Úspora času: Dělejte věci, které vás baví
Hledání konkrétního dokumentu v tlustém archivu s desítkami složek bychom mohli jednoduše přirovnat k hledání jehly v kupce sena. Do toho připočtěte rozházené dokumenty v e-mailu, fragmentovanou organizaci dat v Excelu či Wordu a máte na světě dokonalý chaos, který brzdí dokončování úkolů a zvyšuje čas strávený administrativou.
Převedením dokumentů do digitálního prostředí by hledání věcí v budoucnu výrazně usnadnilo. Všechny klíčové personální dokumenty jsou centrálně uloženy, což znamená, že vždycky víte, kde hledat. Na pár kliknutí najdete informace, které hledáte, a máte více času na řešení dalších pracovních úkolů – například tvorbu HR strategie, HR marketingu či hledání talentů.
Automatizace HR procesů: Zbavte se nudných rutinních úkolů
Automatizace je benefitem digitalizace číslo 1. Společně s firemním softwarem na správu dokumentů dokáže digitalizace interní procesy nejen zrychlit, ale také je udělat srozumitelnější a transparentnější pro všechny zaměstnance ve firmě. HR zaměstnanci se tak mohou těšit na automatizaci procesu generování pracovních smluv a průvodních dokumentů či jednoduché schvalování žádostí napříč firmou a řadu dalších. Díky tomu se běžné rutinní úkoly výrazně zrychlí, což HR pracovníkům ušetří čas a firmě zase peníze.
A co víc, HR zaměstnanci budou mít ve svých věcech pořádek, neboť systém vše sleduje a zaznamenává. Ať už jde o žádost o dovolenou, objednání služebního automobilu, nebo změnu osobních údajů – díky elektronickým dokumentům a vhodnému softwaru je všechno rychlejší.
Přehled v aktuálním dění: Už neprošvihnete důležité termíny
Digitalizace přináší větší transparentnost, a to ve všech HR procesech. Ať už jde o přípravu check-listu pro nového zaměstnance, schůzku se šéfem, konferenci s obchodními partnery, nebo cokoliv jiného, kvůli fragmentovaným poznámkám a e-mailům můžete jednoduše ztratit přehled v aktuálním dění.
Problémem číslo dvě je, že ne všichni kolegové mají přístup ke stejným dokumentům nebo kalendářům – to znamená, že riziko prošvihnutí důležitého termínu se rázem zvyšuje. Když procesy běží na zcela digitální bázi, budete automaticky upozorněni na klíčové termíny e-mailem. A už nemusíte zvlášť kontrolovat e-mail, kalendář nebo nástěnku!
Transparentnost procesů a dokumentů: Čisté svědomí před auditem
Co má známku nejvyšší priority? Aby bylo před auditem vše v pořádku. A to se týká rovněž všech důležitých dokumentů s daty či osobními údaji zaměstnanců. Všechno musí sedět do puntíku. Pokud se ovšem jedná o velký korporát, zachování pořádku v administrativě či účetnictví může být velkou výzvou.
Papír se může jednoduše zatoulat, u digitálních dokumentů uložených v DMS (Document Management Software) to nehrozí. Každá malá změna je zdokumentována a uložena, aby byla vždy zaručena transparentnost a možnost sledování změn. Většina DMS systémů je také připojena k archivnímu systému, kde se uchovávají všechny potřebné dokumenty na předem určenou dobu. Když přijde audit, tak se nemusíte bát, že byste něco důležitého ztratili nebo vynechali.
Spokojenost zaměstnanců: Dejte jim flexibilitu a možnost pracovat odkudkoliv
Mnoho společností bylo letos nuceno požádat své zaměstnance, aby pracovali na home office. A jak se ukázalo, v prvních několika týdnech vedl nedostatek digitalizovaných procesů k obrovskému poklesu produktivity. A to je další důvod, proč hraje digitalizace tak velkou roli. Jakmile jsou všechny dokumenty v elektronické verzi, zaměstnanci mohou pracovat efektivně nejen z kanceláře, ale také doma nebo kdekoliv jinde. To zaměstnancům dává novou úroveň svobody, která může být vnímána jako atraktivní zaměstnanecký benefit – flexibilita a možnost pracovat odkudkoliv.
Jak je vidět, digitalizace dokumentů má potenciál přinést HR oddělení obrovské benefity. Přestože se jedná o poměrně radikální změnu, výsledky jsou dalekosáhlé – na jedné straně redukce administrativy a papírování, na druhé úspora času a financí. V dalším desetiletí bude digitalizace dokumentů standard, který přispěje k modernějšímu a efektivnějšímu fungování celé společnosti.
Připravila: Petra Pruden