CoolClub pro IT odborníky

Bolavé místo v HR: Digitalizace personálních dokumentů

Dokážete si představit svět, ve kterém nemusíte zdlouhavě hledat potřebné papíry, ztrácet čas archivací nebo generováním nových dokumentů? Digitalizace by tento problém mohla vyřešit jednou pro vždy. Podívejte se s námi na zajímavé statistiky a pádné důvody, proč je digitalizace personálních dokumentů důležitější než kdy dřív.

 

HRstack

 

 

Digitální technologie transformují naši ekonomiku i celou společnost. Zatímco některé společnosti se zaměřují na implementaci umělé inteligence a dalších chytrých technologií, digitalizace HR procesů zaostává – a to je velká škoda. Je to právě správa dokumentů, která patří mezi největší žrouty času. Nevěříte? Podívejte se na tyto zajímavé statistiky z roku 2020.

 

Hlavní benefity automatizace 

  • Zaměstnanci ztrácí 20 až 40 % své pracovní doby hledáním zatoulaných papírů
  • V průměru 18 minut trvá, než zaměstnanec najde potřebný dokument
  • Manuální fakturace, zadávání a správa dat způsobují chybovost mezi 4-10 %

Přestože mnoho společností používá softwarové programy k řízení personálu, plánování a zaznamenávání dat, většina klíčových úkolů, jako je správa uchazečů, talent management a nábor, se i nadále dělají ručně. Digitalizace dokumentů by toto mohla jednou pro vždy změnit.

Hlavním benefitem digitalizace je automatizace procesů, redukce papírové administrativy, rychlejší řešení úkolů a menší tlak na HR pracovníky. Podle studie skupiny Hackett by až 82 %​​ HR manažerů digitalizaci dokumentů přivítalo. Nicméně pouze 40 % dotázaných se považuje za dobře vybavené a připravené na tento krok. Pokud jste se i vy dostali do bodu, kdy digitalizaci personálních dokumentů zvažujete, pojďte si přečíst o jejích hlavních výhodách. 

 

 

Výhody digitalizace HR dokumentů

Úspora času: Dělejte věci, které vás baví

Hledání konkrétního dokumentu v tlustém archivu s desítkami složek bychom mohli jednoduše přirovnat k hledání jehly v kupce sena. Do toho připočtěte rozházené dokumenty v e-mailu, fragmentovanou organizaci dat v Excelu či Wordu a máte na světě dokonalý chaos, který brzdí dokončování úkolů a zvyšuje čas strávený administrativou.

Převedením dokumentů do digitálního prostředí by hledání věcí v budoucnu výrazně usnadnilo. Všechny klíčové personální dokumenty jsou centrálně uloženy, což znamená, že vždycky víte, kde hledat. Na pár kliknutí najdete informace, které hledáte, a máte více času na řešení dalších pracovních úkolů – například tvorbu HR strategie, HR marketingu či hledání talentů.

 

Automatizace HR procesů: Zbavte se nudných rutinních úkolů

Automatizace je benefitem digitalizace číslo 1. Společně s firemním softwarem na správu dokumentů dokáže digitalizace interní procesy nejen zrychlit, ale také je udělat srozumitelnější a transparentnější pro všechny zaměstnance ve firmě. HR zaměstnanci se tak mohou těšit na automatizaci procesu generování pracovních smluv a průvodních dokumentů či jednoduché schvalování žádostí napříč firmou a řadu dalších. Díky tomu se běžné rutinní úkoly výrazně zrychlí, což HR pracovníkům ušetří čas a firmě zase peníze.

A co víc, HR zaměstnanci budou mít ve svých věcech pořádek, neboť systém vše sleduje a zaznamenává. Ať už jde o žádost o dovolenou, objednání služebního automobilu, nebo změnu osobních údajů –  díky elektronickým dokumentům a vhodnému softwaru je všechno rychlejší.

 

Přehled v aktuálním dění: Už neprošvihnete důležité termíny

Digitalizace přináší větší transparentnost, a to ve všech HR procesech. Ať už jde o přípravu check-listu pro nového zaměstnance, schůzku se šéfem, konferenci s obchodními partnery, nebo cokoliv jiného, kvůli fragmentovaným poznámkám a e-mailům můžete jednoduše ztratit přehled v aktuálním dění.

Problémem číslo dvě je, že ne všichni kolegové mají přístup ke stejným dokumentům nebo kalendářům – to znamená, že riziko prošvihnutí důležitého termínu se rázem zvyšuje. Když procesy běží na zcela digitální bázi, budete automaticky upozorněni na klíčové termíny e-mailem. A už nemusíte zvlášť kontrolovat e-mail, kalendář nebo nástěnku!

 

 

Transparentnost procesů a dokumentů: Čisté svědomí před auditem

Co má známku nejvyšší priority? Aby bylo před auditem vše v pořádku. A to se týká rovněž všech důležitých dokumentů s daty či osobními údaji zaměstnanců. Všechno musí sedět do puntíku. Pokud se ovšem jedná o velký korporát, zachování pořádku v administrativě či účetnictví může být velkou výzvou.

Papír se může jednoduše zatoulat, u digitálních dokumentů uložených v DMS (Document Management Software) to nehrozí. Každá malá změna je zdokumentována a uložena, aby byla vždy zaručena transparentnost a možnost sledování změn. Většina DMS systémů je také připojena k archivnímu systému, kde se uchovávají všechny potřebné dokumenty na předem určenou dobu. Když přijde audit, tak se nemusíte bát, že byste něco důležitého ztratili nebo vynechali.

 

Spokojenost zaměstnanců: Dejte jim flexibilitu a možnost pracovat odkudkoliv

Mnoho společností bylo letos nuceno požádat své zaměstnance, aby pracovali na home office. A jak se ukázalo, v prvních několika týdnech vedl nedostatek digitalizovaných procesů k obrovskému poklesu produktivity. A to je další důvod, proč hraje digitalizace tak velkou roli. Jakmile jsou všechny dokumenty v elektronické verzi, zaměstnanci mohou pracovat efektivně nejen z kanceláře, ale také doma nebo kdekoliv jinde. To zaměstnancům dává novou úroveň svobody, která může být vnímána jako atraktivní zaměstnanecký benefit – flexibilita a možnost pracovat odkudkoliv.

Jak je vidět, digitalizace dokumentů má potenciál přinést HR oddělení obrovské benefity. Přestože se jedná o poměrně radikální změnu, výsledky jsou dalekosáhlé – na jedné straně redukce administrativy a papírování, na druhé úspora času a financí. V dalším desetiletí bude digitalizace dokumentů standard, který přispěje k modernějšímu a efektivnějšímu fungování celé společnosti. 

 

Připravila: Petra Pruden