„Nejsme roboti. Lidé potřebují vědět, že o ně máte zájem, že jsou pro vás důležití.“ O budování výkonného týmu na home office s Reginou Kubcovou

Koronavirová pandemie způsobila mnoho změn – v případě firem to byl rychlý přechod z kanceláří na home office. V důsledku toho se začaly formovat rychlé remote týmy, které si musely rychle navyknout na nové pracovní podmínky. Jak z home office spolupráce vytěžit maximum? Co brání v produktivitě zaměstnanců a jak to změnit? Zeptali jsme se Reginy Kubcové, lektorky kurzu Jak budovat skutečně výkonný a motivovaný tým na dálku.

 

HRstack

 

 

Mnoho týmů se v důsledku koronavirové pandemie muselo vydat cestou online spolupráce. Co byste firmám poradila, aby to pro jejich kolektiv nebyl takový šok?

Jako šok to mohou vnímat zejména týmy, které spolu byly v každodenním osobním kontaktu a nebyly zvyklé používat žádný komunikační nástroj kromě telefonu a e-mailu. Pro ně to je asi největší změna. Nejdůležitější je v této situaci postoj vedení, manažerů, team leaderů, kteří musí „přepnout“ jako první, a připustit si, že vést tým na dálku je úplně něco jiného, než když se potkávají každý den osobně.

Pracovat se změnou a faktem, že změna má nějaký průběh a všechny její fáze jsou přirozené. Od jejího radostného přijetí, přes znechucení, odpor, strach ze selhání až po její postupné přijetí. Každému to může trvat jinak dlouho. Nejdůležitější je intenzivně komunikovat a podpořit tým, aby se lidé necítili, že jsou v tom sami. Zásadní je budovat oboustrannou důvěru. Ukázat lidem, že i když to pro ně může být teď nepříjemné, určitě to bude mít do budoucna své přínosy, a minimálně je to příležitost něco nového se naučit.

 

Co podle vás bývá hlavním kamenem úrazu při remote spolupráci – tedy důvody, proč nefunguje?

Největší překážky si klademe vždy my sami. Můžeme začít u neochoty lidí vůbec přijmout změnu a vše, co s ní souvisí. Když se lidé odmítají přizpůsobit novým podmínkám, spoustu času musíte věnovat tomu, jak to udělat, aby nové věci přijali a nestíháte samotnou práci. Při remote spolupráci se setkávají dvě věci, na které lidé v některých firmách nebyli úplně zvyklí – velká svoboda a zároveň velká zodpovědnost.

Vyšší míra svobody vyžaduje jasnější pravidla a jejich dodržování. Když nejsou nastavená, nebo se nedodržují, lidé zpohodlní a začnou si dělat věci po svém, svévolně. Pak nemůže spolupráce fungovat. Ocitáte se v chaosu, kde nevíte, co máte očekávat od druhých, co se očekává od vás, a jen těžko se můžete na něco spolehnout. Velkou roli tu tedy hraje sebedisciplína a sebeřízení na obou stranách, jak nadřízených, tak podřízených. Když to v týmu z počátku drhne, je to právě hodně o neochotě, nedisciplinovanosti a absenci pravidel. Nejčastěji si týmy stěžují na neplnění úkolů, nedodržování termínů, nedostatek informací a nejistotu, co má kdo dělat.

  

 

S home office se mění pracovní a komunikační podmínky spolupráce. Vyžadují i zaměstnanci určitou speciální péči?

Každý tým je jiný. Záleží na osobnostech, ze kterých se skládá. IT týmy jsou obvykle plné introvertů, kteří už byli třeba na práci na dálku trochu zvyklí, a proto až tak netrpí. Týmy, které potřebují být v osobním kontaktu, protože ten jim sám o sobě zvyšuje jejich výkon a nadšení do práce, musí mnohem více řešit to odcizení a pocit osamění.

 

Máte ověřené tipy z praxe, které byste mohla doporučit?

Určitě se vyplatí začlenit do online setkávání prvky lidskosti a online komunikaci deformalizovat. Máme obvykle tendenci jet v onlinu podle striktně dané agendy, abychom toho stihli co nejvíce, nezdržovali se a rychle běželi na další meeting. Nejsme ale roboti. Lidé potřebují vědět, že o ně máte zájem, že jsou pro vás důležití, že vnímáte nejen jejich pracovní roli, ale i tu soukromou.

Dobré je třeba do společných porad zařadit pochvaly, co se komu za uplynulý týden povedlo. Udělat si takové malé retro, aby to nebylo jen o tom výkonu, problémech, které je třeba řešit, a čekajících úkolech. Některé týmy si dávají na začátku porad na odlehčení třeba 15 minut jen tak povídání, co je u koho nového, nebo dělají vyloženě porady bez témat. Nevnímejte to jako ztrátu času. Může z toho vzniknout i parádní brainstorming. Jiné týmy mají třeba na Slacku kanál, kde si sdílí vtipné obrázky nebo co jim udělalo radost, aby do onlinu dostali emoce. Někde zařazují virtuální kávy, obědy nebo večeře, kdy se sejdou zcela neformálně. Je to velmi individuální a záleží na invenci každého týmu, co vymyslí a co je baví.

 

Může kvalitu remote spolupráce ovlivnit i firemní kultura?

Firemní kultura ovlivňuje úplně všechno. Je to taková duše firmy. Čím zdravější máte firemní kulturu, tím snazší je zavádět změny, a tudíž i přejít na spolupráci na dálku. Práce na dálku je o velké svobodě na jedné straně a o velké zodpovědnosti na straně druhé. Svobodu svým lidem můžete poskytnout ve chvíli, kdy si vzájemně důvěřujete. Pokud máte firemní kulturu postavenou na detailní kontrole, protože svým lidem nedůvěřujete, bude pro vás přechod na remote spolupráci o to bolestnější.

 

Regina Kubcová

 

Jaké kroky tedy firmy mohou udělat pro budování kvalitní firemní kultury na dálku? Je to vůbec možné?

K budování důvěry a zdravé firemní kultury významně pomáhá nastavení jasného poslání, vize a hodnot. To celou organizaci stmeluje. Všichni vědí, za čím jdou (vize), proč (poslání) a kudy vede cesta (hodnoty). Ubývá vysvětlování, lépe se rozhoduje a rychleji se jde do akce.

Tam, kde to funguje dobře, poznáte podle toho, jak rychle se firma dokázala přizpůsobit velké změně. Buď se točíte v kruhu a řešíte, proč zaměstnanci odmítají dělat to, co vy považujete za nezbytné, a stagnujete, nebo to zaměstnanci chápou bez vysvětlování, protože znají hodnoty, vizi, strategii a cíle firmy.

 

Na závěr bych se vás zeptala, jaké pracovní/komunikační nástroje byste remote týmům doporučila? Máte své oblíbence?

Nástrojů je obrovská spousta a teď se jich vyrojilo ještě více. Důležité je, aby si každý tým řekl, co od nástroje očekává a s čím jim má primárně pomoci, aby byli lidé ochotni s ním začít pracovat. Pro někoho je důležité velké množství funkcí nebo propojení s jinými nástroji, které už ve firmě jsou, pro jiného je zásadní podpora v češtině.

Důležité je zvolit si jeden nástroj na rychlou komunikaci (chat), kde budete řešit urgentní věci, a další nástroj na ukládání informací a práci s úkoly. Ideální samozřejmě je, když oboje umí jeden nástroj, ale není to nezbytné. Díky tomu, že používám vždy nástroj, se kterým pracuje můj klient, jsem měla možnost jich vyzkoušet více. Sama za sebe jsem si oblíbila Trello, Aputime, Freelo, Asanu a všechno od Googlu. Co se týká výběru nástrojů, tak se rozhoduji velmi rychle. Systém, ve kterém nejsem schopná se se svými zkušenostmi během chvíle zorientovat, opouštím, protože vím, že existuje jiný nástroj, se kterým problém mít nebudu.

 

Workshop: Jak budovat skutečně výkonný a motivovaný remote tým

Chcete, aby váš remote tým šlapal jako hodinky? Zajímá vás, jak kolegy lépe motivovat a jak utužovat vzájemné vztahy i na dálku? Potřebujete se zaměřit na ty, co táhnou za jeden provaz, a rozloučit se s těmi, co vám práci spíše přidělávají? Zúčastněte se online workshopu Reginy Kubcové – určen je pro všechny manažery, leadery nebo majitele firem.

 

 

Připravila: Petra Pruden

Foto: Shutterstock; archiv Reginy Kubcové

Sdílet: