Jak na zdravý time management?

Kéž by stačilo stáhnout si několik aplikací, které nám pomohou s time managementem a prokrastinací. Cesta ke zdravé organizaci času je složitější. Začíná u nás samotných, s poznáním sebe sama. Upřímným, uvědomělým a proaktivním přístupem. Jak organizovat své aktivity, ať neztrácíte čas?

 

HRstack

 

Uvědomělost

Uvědomělost neboli mindfulness je nyní často skloňovaný termín, zejména v touze po work-life balance. Uvědomělý přístup k time managementu je klíčový, protože přehlcení kalendáře i hlavy nastává právě v momentě, kdy úkoly plníme s nulovou vstupní kontrolou. Jak to změnit?

Je zásadní vytvořit si síto, které připíše danému úkolu prioritu. Už jen otázka: “Kolik času mi úkol zabere? A je ten čas úměrný přínosu úkolu pro budoucí aktivity?” může značně pročistit čekací listinu bodů na to-do listu.

Pokud vás paralyzuje každodenní rozhodování, určete si nekompromisní principy. Těmi může být například: nepracuji po 20:00; maximálně 2 schůzky denně; žádné schůzky v pátek. Není na škodu položit si také otázku: “Co se stane, když úkol neudělám?” Tím nechceme podporovat vaši lenost, ale cestu k co nejhlubší analýze úkolů pro opravdu efektivní využití vašeho vzácného času. Může to totiž znamenat i tohle: Co se stane, když úkol neudělám já?

Lidé, kteří zastávají vedoucí funkce, se velmi často potýkají s enormním přívalem úkolů. Právě široké spektrum činností jim však nedovoluje zabývat se jimi do detailu. Jenže právě detaily mnohdy hrají klíčovou roli, proto je zapotřebí jednotlivé povinnosti a zodpovědnosti předávat dál.

Pozor, delegováním se nezříkáme zodpovědnosti (jak si někteří "micro-manažeři" mohou myslet), ale pouze přesouváme povinnosti na zaměstnance, jehož kompetenci nanejvýš důvěřujeme. Polovina úspěchu efektivního plánování času, obzvlášť pak pro lidi ve vedoucích rolí, spočívá ve schopnosti obklopit se správnými lidmi.

 

Upřímnost

Způsob, jakým si organizujeme čas, záleží na nastavení každého z nás, na naší osobnosti i našem biorytmu. Pro správný time management je tedy zapotřebí zvážit své vlastní kapacity a znát své limity. Být si vědom tempa své práce a podle toho upravit denní agendu: přidat časové rezervy mezi aktivitami, zároveň nepodcenit přípravy nebo přesuny.

Pakliže cítíte, že vás vyčerpává sociální interakce, neplánujte si do jednoho dne více schůzek. A obráceně, pokud je pro vás únavná administrativní činnost, proložte ji buď dynamičtější aktivitou, nebo ji splňte v rušnějším prostředí. Zásadní je nevzdávat plánování se slovy: "Nějak se to zvládne..."

 

 

Self-Assessment

Klíčem k efektivnímu a zdravému využití času je opravdu přijít na kloub tomu, jak vlastně fungujete. Dejte si čas na self-assessment a zeptejte se sami sebe na pár otázek. Jak dlouho mi reálně trval úkol X, na který jsem si vyhradil/a X času? Kdy jsem byl/a nejproduktivnější? Kdy jsem byl/a ve ‘flow’? Kde jsem nejvíce ztratil/a času? Jaké aktivity mě zpomalily, přidaly stres?

Takový ’me time’ by měla být opakující se a ničím nerušená chvíle, která má své pevné místo v diáři. Chvíle, během které si uděláte prostor pro vyhodnocení uplynulých dnů či hodin k tomu, aby další plánování dnů bylo o něco spolehlivější.

 

Proaktivita

Lidé s dobrým time-managementem mají několik společných rysů: zapálení, disciplínu a proaktivitu. Málokdy si práci rozloží rovnoměrně v čase, proto mívají období klidnější a období hektičtější. Proaktivní člověk však využije klidnější dobu tak, aby snížil hektičnost rušnějšího období na minimum.

Jak? Může to být splnění malých tasků, které se zdají nepodstatné, ale v kritické chvíli mohou zásadně pomoci (například úklid pracovního prostoru, reorganizace složek - zlepšení organizačního systému.) Také je vhodná příprava na předvídatelné situace, které mají tendence se opakovat.

Mít dlouhodobý plán nebo alespoň představu, co vás v nejbližší budoucnosti čeká, vám dodá pocit kontroly nad svým časem. A praktikovat takový přístup můžete hned po ránu: ještě, než projedete e-maily, udělejte si představu o tom, co ten den chcete zvládnout. Pak do této představy zakomponujte příchozí zprávy a úkoly k dosažení (denního) cíle. Takto vám nebudou diktovat tempo dne externí vlivy, ale vy sami. Opačně by se na vaše plány ani nemuselo dostat.

 

 

Času je dost- když ho umíme využít

Často říkáme, že svět se zrychluje. Zdá se, že hodně z nás kvůli tomu dychtí především po uznání, kolik toho dokáže během jednoho dne zvládnout. Cílem ale nejsou užaslé pohledy kolegů nebo dvoustránkový odškrtaný to-do list. Je to především naše spokojenost s odvedenou prací a čas na profesní i osobní rozvoj.

Proto nehledejme odpověď na zrychlující se svět ve zvýšení intenzity naší vlastní práce, ale v pečlivé selekci úkolů, dlouhodobém plánování a nekompromisní ochraně času pro sebe a naše blízké okolí.

 

 

Připravila: Hana Pelikánová

Partner rubriky: Scaleups

Sdílet: