CoolClub pro IT odborníky

6 HR aplikací, které automatizují firemní procesy

Práce personalisty nikdy nekončí – stále probíhají nové nábory, nové pohovory či zaučování a na seznamu je také celá škála administrativních úkolů. Jakýkoliv proces, který lze zautomatizovat, je pak velké plus. Řešením mohou být i chytré aplikace, které HR pracovníkům šetří čas i práci. Pojďte se podívat na našich 6 tipů.

 

HRstack

 

HR prošlo v uplynulém desetiletí značným vývojem. Jádrem této změny je technologie. Ta umožňuje personalistům dělat práci rychleji a efektivněji. Dobrým příkladem mohou být i rozmanité HR aplikace, které byly vyvinuty výhradně za účelem ušetřit čas personalistům a jiným zaměstnancům z HR oddělení. Zde je výběr 5 praktických pomocníků.  

 

 

1. WorkBright – Remote onboarding

Administrativní úkoly tvoří značnou část náplně HR pracovníků. Způsob, jak jim s administrativou pomoci, nabízí aplikace WorkBright, která eliminuje zbytečné papírování při onboardingu zaměstnanců. Budoucí zaměstnanci tak mohou vyplnit veškeré dokumenty a formuláře s osobními údaji ještě předtím, než do nové práce vůbec nastoupí. V případě, že zaměstnanec něco vyplní špatně nebo nechá něco vynechané, WorkBright chybu rozpozná a pošle mu upozornění.

Krom toho aplikace disponuje funkcí optického rozpoznávání znaků (OCR), která umožňuje nahrát osobní dokumenty (pas, občanský průkaz) pro ověření identity. To všechno šetří personalistům cenné minuty.

Klíčové vlastnosti

  •   Samoobslužný registrační portál
  •   Vhodné pro všechna elektronická zařízení (smartphony, tablety, notebooky)
  •   Kontrola správnosti vyplněných formulářů
  •   Podpis pomocí prstu
  •   Integrace API

 

2. Gusto

Další vychytanou HR aplikací je nepochybně Gusto, která si klade za cíl zbavit HR oddělení zátěže spojené s výplatními páskami. Stačí se jednoduše přihlásit a zadat informace o mzdách/platech zaměstnanců. Aplikace následně sama vypočítá částku na konce měsíce a pošle ji zaměstnancům na kontrolu. Kromě toho Gusto počítá také daně, což výrazně ulehčí práci ekonomickému oddělení včetně účetních. Za pár kliknutí je všechno jednoduše spočítáno a posláno příslušným osobám.

Klíčové vlastnosti:

  •   Vysoce intuitivní uživatelské rozhraní
  •   Automatizace mezd/platů
  •   Automatický výpočet a platba daní

 

3. Pinya

Do soudku přidáme také českou HR aplikaci, a tou je Pinya. Ta nabízí svým uživatelům široké spektrum funkcí, které skutečně šetří cenné minuty. Zaměstnanec si díky aplikaci může sám aktualizovat osobní údaje či sám požádat o dovolenou prostřednictvím online formuláře – to vše bez nutnosti zásahu nebo kontaktování HR pracovníků.

Pinyu využijí i samotní personalisté, a to během náboru i odchodu zaměstnanců. Při náboru může HR pracovník jednoduše naplánovat nástup nového kolegy dopředu – připravit mu všechny potřebné dokumenty, přístupy k databázím a softwarům a tak dále. Při odchodu zase aplikace HR pracovníkovi automaticky ukáže, které kroky je potřeba provést – jaký majetek byl zaměstnanci předán, které přístupy jsou mu přiřazeny a může vše jednoduše řídit on-line.

Klíčové vlastnosti

  •   Online schvalování dovolených
  •   Aktualizace osobních dat zaměstnance
  •   Evidence zaměstnanců
  •   Automatizované formuláře při náboru a výpovědi

 

4. Workstyle

Základem úspěšné firmy je sjednocený tým zaměstnanců. Tato myšlenka tvoří jádro aplikace Workstyle, která oplývá řadou zajímavých funkcí na zkvalitnění firemního kolektivu. V této aplikaci najdete mnoho různých psychologických testů a osobnostní kvízy, které personalistům pomohou vyhodnotit profil každého zaměstnance a určit jeho slabé a silné stránky. Kromě těchto testů Workstyle také dává tipy, jak zlepšit komunikaci v týmu, což podle tvůrců pomáhá zvýšit produktivitu, zaměstnaneckou spokojenost a zároveň zabránit fluktuaci.

Klíčové vlastnosti

  •   Výběr psychometrických testů osobnosti
  •   Tipy a strategie na posílení týmové spolupráce
  •   Analýza testů

 

5. Ayoa

Velmi líbivou aplikací je také Ayoa (dříve Droptask), která si klade za cíl udělat pracoviště zorganizovanější a přehlednější pomocí vizualizovaných úkolů. Využívá k tomu sympatické myšlenkové mapy, které mají barevnou digitální podobu. Každý HR pracovník si na své nástěnce může vytvořit nejrůznější projekty (bubliny) a ty si podle potřeb rozbít na další menší úkoly.

V aplikaci úkoly můžete nejen vytvářet, ale také průběžně updatovat a sdílet je s kolegy v rámci nástěnky nebo integrovaného chatu. Kromě myšlenkových map aplikace dovoluje využívat i další formy, jako jsou check listy, to-do listy a řada další. Záleží tedy na uživateli, jaká vizuální forma organizace úkolů mu přijde jako ta nejvhodnější.

Klíčové vlastnosti

  •   Vizuální forma zápisu informací a úkolů
  •   Rychlý chat
  •   Synchronizuje se na všech zařízeních
  •   Snadná integrace s dalšími firemními nástroji

 

6. Lastpass

Stejně jako všichni ostatní v práci, i HR pracovníci ukládají spoustu hesel, které navíc musí pravidelně měnit. Pakliže si nechcete psát vaše hesla na papír, vyzkoušejte trefně pojmenovanou aplikaci LastPass. Ta bude bedlivě strážit všechna vaše uložená hesla a zapíše je do systému při každém přihlašování. Jediné, co si budete muset pamatovat, je heslo na LastPass – vše ostatní můžete jednou pro vždy zapomenout.

Pokud by vás tato aplikace zaujala, kromě byznys alternativy je tu i jedna pro ryze osobní využití.

Klíčové vlastnosti

  •   Neomezený počet uložení hesel
  •   Kompatibilní na všech zařízeních
  •   Sdílení hesel

Každý HR pracovník si rád ušetří čas a práci. A mít po ruce šikovné aplikace, které tento úkol splní, je rozhodně velké plus. Na trhu dnes existuje celá řada softwarů a aplikací, jež automatizují stereotypní úkoly, eliminují administrativní zátěž a pomáhají personalistům dokončovat úkoly efektivněji. Stačí si jen vybrat. Jakou jste si letos oblíbili vy?

 

Čím si ještě usnadnit práci v HR? Pomoci vám může i umělá inteligencePřečíst článek

 

Připravila: Petra Pruden

Foto: websites uvedených firem