CoolClub pro IT odborníky

"HR software ušetří personalistům víc jak 50 % práce," říká Ondřej Gryc ze společnosti PINYA

Svět bez papírování, stereotypních úkolů a manuální správy dat? Digitalizace by tyto požadavky mohla jednoduše splnit. Na téma implementace, vývoje a fungování personálního softwaru pro HR pracovníky jsme vyzpovídali Ondřeje Gryce ze společnosti PINYA. Zjistěte, jaké funkce má personální software a proč je na čase opustit Excel.

 

HRstack

 

O výhodách a důležitosti digitalizace jsme psali v našem minulém článku Bolavé místo HR: Digitalizace personálních dokumentů. Dnes si toto téma rozšíříme o rozhovor, ve kterém se zaměříme na fungování personálního softwaru a převod dokumentů do elektronické verze. Pozvali jsme si experta v oboru, který nás zasvětí do procesu digitalizace a sdělí i pár zajímavých statistik. Naším exkluzivním hostem je Ondřej Gryc, obchodní ředitel společnosti PINYA, která se specializuje na vývoj personálního softwaru.

 

Desítky úkolů napříč společností automaticky

Jak vnímáte trend digitalizace a proč by podle vás měly firmy převést své dokumenty do digitálního prostředí?

Trend digitalizace je dalším krokem k moderní společnosti. Dnes už je téměř nemyslitelné sdílet informace pouze fyzicky, pokud to jde i elektronicky. Není nic jednoduššího, než otevřít chytrý telefon a během pár okamžiků se dostat ke všemu potřebnému, ať jste kdekoliv na světe. Jeden dokument v elektronické podobě je pak dostupný komukoliv s přístupem, a to kdykoliv potřebuje.

 

Přístup tedy nemusí mít jen HR manažeři?

V našem HR systému se ke své dokumentaci může dostat i sám zaměstnanec – není tak na nikoho vázán a šetří tím čas svůj i čas personalisty. Moderní DMS nástroje pak nejen usnadňují sdílení, ale hlídají i platnost dokumentu, přístupy, verze a nad jedním dokumentem může pracovat víc lidí najednou (včetně různých schvalovacích procesů).

 

Vysvětlil byste, jak takový personální software funguje? 

Cílem kvalitního HR softwaru je usnadnit práci personalistovi i zaměstnanci. Jakmile do HR zaměstnance jednou založíme, většina úkolů se plánuje a připomíná automaticky. V případě přijetí zaměstnance je HR software schopen spustit i desítky procesů/úkolů jak na nováčka, tak i na kolegy ve firmě.

Na IT jde třeba úkol, aby zařídili přístupy, notebook a další vybavení, jiní kolegové pak mají řešit školení či adaptační plán. Všechny periodické události jsou pak hlídány a včas připomínány.

Existují ale i další moduly, které podporují interakci, jako jsou třeba žádanky o dovolenou, seznámení se s dokumenty, práce s bonusy či e-learning. Zaměstnanec i personalista mají svou domovskou stránku, kde se hned dostanou ke všemu, co potřebují vědět.

 

Jsme magazín pro IT odborníky, nelze se tedy nezeptat - jak probíhal vývoj?

Co se týká vývoje, musí přijít nějaký impuls/nápad. V dalším kroku je třeba ověřit originalitu nápadu a místo na trhu. Pokud je firma i nadále přesvědčena, že produkt má smysl a uplatnění, začíná sbírat poznatky a zkušenosti. Je to podobné jako s domem, nemůžete začít stavět, dokud nemáte jasně dané plány a rozpočty. Po vývoji následuje testování a pak hurá na trh.

To je samozřejmě ale velmi složité. Je třeba si najít a oslovit cílovou skupinu a velmi důležité jsou první reference. Jakmile se produkt uchytí, nesmí se zaspat s dalším vývojem, protože konkurence je velká a běžně od sebe firmy „opisují“, pokud to je možné. Vzhledem k aktuálnímu vývoji na trhu je třeba umět rychle reagovat na poptávku a aktuální potřeby a tomu také přizpůsobit vývoj produktu a nové funkcionality.

 

 

V jakých záležitostech může software HR oddělení pomoci? 

Mým osobním poznatkem je, že i spousta velkých a moderních firem řeší personalistiku v Excelu. Nám se daří personalistovi ušetřit víc jak 50 % jeho práce, kdy získaný čas může místo papírování věnovat svému rozvoji a rozvoji firmy. Personalista je často ta první osoba, kterou uchazeč ve firmě potká. Pokud je to šikovný a milý člověk který ví, jak zaujmout, je to mnohem lepší než někdo unavený z administrativy, pro koho je uchazeč jen další práce navíc. Možná to nebude znít hezky, ale úspora může být i ve financích. Máme konzervativního zákazníka, kde se po modernizaci HR zmenšilo oddělení z 5 na 2 personalisty, a i ti měli víc času na rozvoj a inovace.

 

Půlka firem řeší správu HR v Excelu

Co patří mezi jeho nejvíce užitečné funkce, které pracovníci v HR využijí?

Mezi nejvíc užitečné funkce podle mě patří usnadnění administrativy spojené s nástupem a evidence. Software vygeneruje na pár kliknutí kompletní a vyplněnou nástupní dokumentaci a rovnou rozešle všechny úkoly spojené s nástupem. Dále pak vše potřebné připomíná, jak už zdravotní prohlídky, školení či další akce. HR software je pak možné přizpůsobit na klíč a vyslyšet tak i atypické požadavky zákazníků. Pokud je pak u zákazníka více softwarů, jako je účetní, mzdový či Active Directory, tyto systémy je možné synchronizovat a držet tak jeden zdroj dat.

 

Můžete nám popsat krok za krokem, jak mohou firmy převést své personální dokumenty do digitálního prostředí? Existují během tohoto procesu nějaké překážky, se kterými se mohou setkat?

Standardně mohou začít s implementací HR softwaru, buď na svůj server, nebo do cloudu. Dalším krok je import zaměstnanců a všech stávajících informací k nim. Toto se řeší přes speciální soubor, nebo načtením dat z jiného programu. Na to navazuje takové to další učesání, jako vytvoření povinných školení, lékařských prohlídek, nahrání šablon dokumentů, další dokumentace a ty nutné dokončovací práce.

 

 

A ty komplikace?

Asi největší komplikací je čas, který si na to má zákazník vyhradit. Je běžné, že personalista má práce, že neví, kam dřív skočit. Výhodou ale zase je, že po prvním měsíci ostrého provozu práce výrazně ubývá.

 

Pokud se bavíme o převedení veškerých dokumentů do digitálního prostředí, mnohým se asi vybaví téma bezpečnosti dat. Řekl byste nám, jakým způsobem je personální software zabezpečen? Nebojí se firmy, že by jim mohl elektronická data někdo ukrást či zneužít? 

Co se týká bezpečnosti dat, tak jsou zde dvě možnosti. První je ta, že má zákazník jádro i data u sebe na serveru. V takovém případě si za bezpečnost ručí sám zákazník, data nikam neputují a jsou v bezpečí stejně jako celá jeho IT infrastruktura. Druhou možností je uložení dat na CLOUD. My osobně nejčastěji využíváme služby Microsoft Azure, což je cloud přímo od společnosti Microsoft. Jejich datacentra patří bezmála mezi nejbezpečnější na světě. V tomto se snažíme zákazníkům maximálně vyhovět.

 

Dokázal byste odhadnout, kolik firem v Česku už mají takový software? A co patří podle vás mezi hlavní důvody, které firmy od digitalizace odrazují?

Od nějakého odhadu musíme odečíst firmy, které jsou na takový software malé, což jsou firmy cca do 50 lidí, i když máme zákazníky s 10 zaměstnanci. Spousta firem pak využívá HR rozšíření, které nabízí různé účetní a mzdové programy. To je ale mnohdy dost zastaralá a neohebná verze HR, která slouží spíše k evidenci. Pokud se pak podíváme na firmy, co nám zbyly, tak odhaduji že cca 50 % firem ještě řeší HR v Excelech nebo nějakou jinou nepraktickou formou. To číslo se ale naštěstí snižuje.

 

Na závěr bych se zeptala, komu se personální software vyplatí nejvíce? Jaké typy firem budou z digitalizace personálních dokumentů nejvíce těžit?

Budu-li mluvit za nás, tak pro nás jsou cílové skupiny firmy od 50 zaměstnanců více. Obzvlášť nacházíme uplatnění u firem s více pobočkami, ať už v rámci České republiky, tak i světa. Hlavní je pak technická zdatnost zaměstnanců. Naše HR je navrženo tak, aby v něm fungoval i zaměstnanec. I toto jsme ale nakonec museli vyřešit, takže v některých výrobních firmách zastupuje zaměstnance mistr nebo nějaký vedoucí. Takže cílová skupina je pro nás ta firma, která chce udělat krok vpřed a jít vstříc moderním technologiím.

 

Digitalizace dokumentů se dřív či později stane standardem, bez kterého se společnosti už neobejdou. Dobře zvolený software ulehčí HR pracovníkům práci a dopřeje jim bonusové minuty, které mohou strávit na jiných projektech. Tato automatizace znamená pro firmu rovněž úsporu financí a efektivnější fungování.

 

Ondřej Gryc, Business Manager

 

 

Připravila: Petra Pruden