Super funkce komunikačních platforem: 5 tipů na Microsoft Teams

Microsoft Teams je oblíbená komunikační platforma, kterou využívají společnosti napříč všemi obory. Podle statistik je to dokonce 500 000 podniků po celém světě. Pokud i vy patříte mezi jeho uživatele, rozhodně si nenechte ujít 5 „skrytých“ funkcí, se kterými budete moci využívat aplikaci naplno. Začít můžete třeba nastavením pozadí.

 

Magazín

 

5 užitečných funkcí Microsoft Teams, o kterých jste nevěděli

1. Úpravy sdílených dokumentů

I když je Microsoft Teams typický pro komunikační funkce, jako je chat a videohovory, ve skutečnosti toho nabízí mnohem víc. Slouží také k efektivnější a transparentnější spolupráci. Proto aplikace vyvinula funkci, která vám umožní pracovat na souborech společně s dalšími kolegy v online rozhraní. Jak na to?

V konkrétním kanálu Teams stačí kliknout na horní lištu a ikonu „Soubory“. Uložené položky můžete upravovat v reálném čase, a to bez nutnosti otevření další aplikace. Ať se jedná o Word, Excel nebo PowerPoint, dokumenty můžete upravovat a měnit podle libosti. Automatické ukládání oprav se postará o to, aby všechny změny byly řádně uloženy.

Microsoft Teams také umožňuje existenci souborů v Microsoft SharePointu, ke kterým se dostanete ze sdílené složky na ploše.

 

 

 

2. Jednoduché přeposílání e-mailů z Outlooku do Teams

Jednou z novinek, se kterou Microsoft Teams přišel, je přeposílání e-mailů z dalších platforem. Může se například stát, že budete do prostředí Teams potřebovat přeposlat e-mail z Outlooku. V takové situaci není nutné kopírovat a vkládat zprávy do Teams, protože Teams přichází s integrovanou funkcí pro rychlé odeslání.

Stačí kliknout na tři tečky vpravo (viz obrázek) a vybrat možnost „Získat e-mailovou adresu“. Tím se vygeneruje adresa, kterou zkopírujete, a přejdete do prostředí Outlooku. Tam si otevřete e-mail, který chcete přeposlat, a vložíte do odesílacího okénka zkopírovanou e-mailovou adresu. Poté odeslání se ve vašem kanálu Teams zobrazí e-mailová zpráva s textem i veškerými přílohami. Hračka!

 

 

3. Rychlé ukládání zpráv se záložkami

Neméně šikovnou funkcí, kterou jistě oceníte, je ukládání konverzací pomocí záložky (bookmark). To vám přijde vhod zejména v případě, kdy na danou zprávu nechcete zapomenout, nebo se k ní chcete zpětně vrátit. V takovém případě stačí v konverzaci kliknout na tři tečky a následně na „Uložit tuto zprávu“. Na svém profilu (v horní nabídce) následně uvidíte ikonu „Uloženo“, pod níž najdete všechny uložené zprávy bez zbytečného hledání – rychlé a efektivní.

 

 

4. Bleskové akce s lomítkem

Další užitečnou funkcí, která zlepší vaši produktivitu, je použití lomítek. Stačí když do horního vyhledávacího pole zadáte symbol lomítka a za malý moment se vám zobrazí celý seznam příkazů. Jedná se o užitečnou zkratku, která vám umožní pohybovat se v aplikaci ještě rychleji. Příkaz s lomítkem využijete například, když bude chtít změnit svůj status, zahájit nový chat, přidat uživatele do týmu nebo zavolat kolegovi, aniž byste museli hledat kontakt nebo otevírat konverzaci.

 

 

5. Vytváření anket s Polly

„Jaký grafický návrh se ti líbí nejvíce?“, „Na jaký den mohu naplánovat firemní meeting? V některých případech potřebujeme získat zpětnou vazbu od všech kolegů, a to co nejrychleji. Jak na to? Microsoft Teams vyvinul pro tyto účely nástroj Polly, se kterým vytvoříte průzkum či anketu za pár minut. Stačí kliknout na tři tečky pod místem, kde byste zahájili novou konverzaci, a vybrat aplikaci „Polly“. Následně doplníte potřebné údaje do ankety a stisknete „Odeslat“. Odpovědi máte natotata.

 

+ Bonus: Nastavte si pozadí!

Pokud používáte MS Teams na denní bázi, popřípadě nechcete odkrývat soukromí více, než je nutné, můžete si nastavit pozadí. Váš obývací pokoj (či pracovna) s rodinnými fotografiemi tak nepovolaným očím rázem zůstanou skryty a změní se třeba na pláž, vesmír, kancelář či prostor open space. Jak na to? Během hovoru klikněte na ikonu tří teček (…) a zvolte možnost Zobrazit efekty pozadí. Na pravé straně pak z galerie vyberte příslušný obrázek a potvrďte přes Použít a zapnout video.

 

 

Od června 2020 lze v Teams nahrát i svůj vlastní obrázek. Stačí, když v možnostech Zobrazit efekty pozadí kliknete na Přidat nové a vyberete obrázek ve svém počítači. Jakmile se nahraje do galerie, můžete ho spustit opět funkcí Použít a zapnout video.

Jak to bude vypadat? Pokud si chcete zkusit nastavení pozadí hned, aniž byste klikali během hovoru s dalšími účastníky, můžete. Stačí kliknout přes Kalendář na Sejít se hned a uspořádat si schůzku sami se sebou. Můžete tak vyladit pozadí bez zbytečných svědků a zkusit třeba i funkci Rozostření, která pozadí za vámi rozmlží.

 

Využívá vaše společnost ke komunikaci Microsoft Teams? Pak věříme, že tyto funkce vám pomohou z aplikace vytěžit maximum. A pokud zrovna Teams nepoužíváte, nezoufejte. V příštím článku ze série Super funkce komunikačních platforem si posvítíme na Slack.

 

 

Připravila: Petra Pruden, Alena Čálková

Foto: Shutterstock; archiv autorky

Sdílet: