„Šéfe, pokud je tento úkol nová priorita, co z těch ostatních mám odložit?” O kouzlu time managementu s Jiřím Benediktem

Stanovit si priority, být produktivní a vykřesat ze svého času to nejlepší – to je kouzlo time managementu, po kterém všichni tolik touží. Jak si ho podmanit? A existují hacky, jak vyzrát nad prokrastinací? O své osobní rady, tipy a postřehy se podělí Jiří Benedikt, lektor time managementu a odborník na Design thinking a digitální dovednosti.

 

HRstack

 

Proč je podle odborníka na time management nejdůležitější schopnost "zalévat květiny v hořícím domě"? A existuje vůbec nějaký šéf, který má předhled o tom, kolik práce vlastně zadal svým lidem? Na otázky odpovídá Jiří Benedikt.

 

Ten dům nikdy hořet nepřestane

Mohl byste na nám na úvod prozradit, jaké metody time managementu se vám v praxi skutečně osvědčily? 

To, co funguje, jsou věci, které nejsou překvapivé a víceméně je všichni známe. Funguje přemýšlet, co je pro nás důležité, a tím začít. Říkat „ne“ na to, co důležité není. Plnit úkoly po malých, zvládnutelných kouscích. A hlavně dělat přestávky, odpočívat a dobře jíst a spát. Tohle nijak neobejdeme žádným hackem ani zázračnou pilulkou. 

 

Jakou z těchto metod byste vypíchl a proč?                                                

Nejdůležitější je schopnost „zalévat květiny v hořícím domě“. Zalévání květin může přestavovat například seberozvoj, vzdělávání, vedení vašeho týmu, plnění čtvrtletních týmů, péče o zdraví. Když nezaléváte, nic se nestane, ale po čase vás to dožene. Hořící dům je pak všechno ostatní – maily, schůzky, priority. Hodně lidí si myslí, že až uhasí dům, tak se začnou věnovat zalévání květin. Realita ale je, že ten dům nepřestane nikdy hořet. A tak je potřeba umět si najít čas na zalévání, i když vám plameny olizují záda. Chce to pevné nervy, ale když se vám každý den podaří vyhradit jednu až dvě hodiny na práci, která je skutečně důležitá, pak už můžete strávit zbytek dne na e-mailech a callech. Tahle metoda je účinnější než vše ostatní dohromady. Když zvládnete tuhle jednu metodu, nepotřebujete už žádné jiné.

 

 

Lidé si často stěžují, že jim žádné metody time managmentu nezabírají. Proč si myslíte, že to tak je? Existuje pro to například psychologické vysvětlení?

Napadají mě dvě hypotézy, které lidi často opomínají. Může to být prostě a jednoduše zaměstnání, které pro vás není ideální. Když vás něco nebaví, hrozně těžko se to dělá produktivně. I já jsem toto zažil, když jsem se snažil v jedné práci horko těžko vše zvládnout a chodil domů totálně vyčerpaný a stresovaný. Když jsem ale změnil místo, najednou šlo všechno snadno.

 

Co ještě se často podceňuje?

Druhou věcí je váš nadřízený. Málokterý šéf má přehled, jestli dává svým lidem tak akorát práce a nepřetěžuje je. Myslím, že to od nich ani nelze očekávat. Proto když toho máte hodně a nadřízený přijde s dalším úkolem, zeptejte se ho: „Šéfe, pokud je toto nová priorita, co z těch ostatních rozpracovaných věcí mám odložit?“ Tohle je magická otázka. Lidem se často roztřepou kolena jen při představě, že by šéfovi řekli „ne“. Někdy je to ale opravdu potřeba. Jinak vyhoříte.

 

Ale co když se šéfovi bojíme ozvat, nebo když tušíme, že se s ním prostě nedomluvíme..?

Pokud se šéfem ani tak není dohoda, je čas jít jinam.

 

Máte tipy na mobilní či webové aplikace, které mohou našim čtenářům pomoci zvýšit produktivitu?

Nedávno mě zaujala nová aplikace Make Time – je zadarmo pro Android i iOS a je to taková pomůcka, která vám pomůže každý den vyhradit si zmíněnou hodinu až dvě na důležité věci, na „zalévání květin“.

Také nedám dopustit na aplikaci Workflowy. Můžete do ní psát poznámky formou odrážek v libovolně hluboké stromové struktuře, která jde nastavit a propojovat, jak se vám hodí. Já si v této aplikaci vedu úkoly, poznámky k projektům, řídím produkci mého podcastu Další kroky nebo zapisuji seznam přečtených knížek a výpisků z nich. Není to úplně pro každého, ale mně to úplně změnilo život.

 

Je vidět, že vás moderní aplikace baví...

Mám radost, že i lidé ve velkých firmách se dostávají k moderním aplikacím. Microsoft v rámci svého Microsoft 365 (dříve Office 365) má například skvělou aplikace Todo a Planner, ve které se skvěle řídí osobní i týmové úkoly. Pak tady je také nově vznikající aplikace Lists na evidenci všeho možného. 

 

 

Velmi aktuální téma, které s time managementem souvisí, je prokrastinace. Máte nějaké osobní tipy, jak nad ní vyzrát?

Čínské přísloví říká, že i cesta, která má 1000 mil, začíná prvním krokem. Když dostanete nový úkol, dokážete zhruba odhadnout, jaká je pravděpodobnost, že ho budete oddalovat.

 

Prokrastinace? Zkuste 5 minut denně

Máte nějaký zaručený postup, jak se těmi tisíci mílemi prokousat?

U obzvláště těžkých a nepříjemných úkolů doporučuji projekt rozdělit do velmi malých kroků. Například zkuste na daném úkolu pracovat pouze 5 minut. Jakmile překonáte prvních pár minut, odpor velmi často poleví.

 

Co byste poradil lidem, kteří mají s plánováním času a organizaci úkolů problémy? Mohou si i ti největší prokrastinátoři naučit kouzlo time managementu? 

Dobrý time management musí vycházet od toho, co od života chcete. Musíte mít srovnáno, co je pro vás důležité, kam chcete směřovat svoji kariéru, rodinný život, koníčky. Čili abyste mohli prioritizovat, potřebujete priority. Pokud je nemáte, necháváte se jen unášet proudem.

A šance, že doplujete tam, kam chcete, je malá.

 

Takže zásadní metoda je prioritizování...

Jak jsem říkal, ty základní metody time managementu neobejdete, ale existují různé taktiky. Každému mu však funguje něco jiného. Takže pokud jste už 10krát zkoušeli začít vstávat dříve a 10krát selhali, zkuste na to jinak. Nebo na vstávání zapomeňte a najděte jiný způsob, jak být produktivnější. Nemusíte dělat všechno stejně, jako to dělají ostatní. Je to neustálé zkoumání a zlepšování se. Je to celoživotní cesta. A také je dobré vědět, že každému se občas všechno rozsype. Takže začít znova se dá každé pondělí.

 

Jiří Benedikt

Lektor dovedností budoucnosti a inovátor. Učí lidi ve firmách vést inovační projekty, chytře používat technologie a pomáhá jim tak uspět v digitální době. Jeho témata jsou Design thinking, Lean Six Sigma, Time management, Excel. Mezi jeho klienty patří Škoda Auto, Johnson&Johnson, Roche a další v ČR i ve světě.  Působil 5 let jako management consultant ve společnosti PwC a 3 roky jako CEO zainvestovaného startupu. Píše osobní blog a vydává podcast Další kroky. Rád chodí po horách, leze po skalách a leží v knížkách. Více o Jiřím Benediktovi se dočtete na jeho webu.

 

 

Připravila: Petra Pruden

Foto: archiv J. Benedikta; Shutterstock

Sdílet: